Ochrana osobních údajů

PRINCIPY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 
ve společnosti ILC Brno s.r.o., IČO 25575881, a ILC Brno Plus s.r.o., IČO 26981190,
obě se sídlem Sukova 553/2, 602 00, Brno,
dále jako škola,
 
založené na základě nařízení EU 2016/679 General Data Protection Regulation („GDPR“)

Jaké jsou naše role v oblasti správy a zpracování osobních údajů

Škola – v rámci své obchodní činnosti (jazyková výuka) – se soukromými i právnickými osobami vystupuje jako správce osobních údajů.
Tyto osobní údaje získává přímo od svých zákazníků a klientů, případně z veřejně přístupných zdrojů.
Škola může také vystupovat v roli zpracovatele osobních údajů, které jsou spravovány jejími klienty a zákazníky a které škola potřebuje pro plnění svých smluvních závazků vůči těmto zákazníkům a klientům.
Ke všem svým klientům a zákazníkům škola přistupuje v oblasti ochrany osobních údajů stejně, bez jakýchkoli rozdílů.

Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje svých zákazníků a klientů škola používá pro uzavření smluvního vztahu (smlouvy, objednávky) a k plnění závazků, které z tohoto smluvního vztahu pro školu vyplývají.
Osobní údaje jsou také spravovány a zpracovávány z důvodu plnění zákonných závazků a povinností, které jsou vyžadovány z důvodu plnění platných právních předpisů a zákonů (daňové a účetní zákony, zákoník práce, atp.).
Škola může svým zákazníkům a klientům na základě svého oprávněného zájmu a neobtěžujícím způsobem  zasílat informace o svých obchodních nabídkách příbuzných nebo podobných předmětu plnění stávajícího smluvního vztahu. Vždy se bude jednat o takové nabídky, u kterých škola může důvodně předpokládat, že by mohly být pro její zákazníky a klienty zajímavé.

Jaké osobní údaje a v jakém rozsahu budou zpracovávány?

Aby škola mohla poskytovat své služby, potřebuje k tomu znát následující osobní údaje:

• jméno a příjmení,
• adresu,
• kontaktní údaje typu e-mail a telefonní číslo
• bankovní spojení
• případně i datum narození (důležité pro dětské kurzy, kdy je rozřazení dětí do skupin prováděno jak na základě úrovně pokročilosti, tak i věku dítěte), a rodné číslo (u pomaturitních kurzů).

V žádném případě nejsou shromažďovávány ani zpracovávány citlivé osobní údaje, např. údaje o politickém nebo náboženském přesvědčení, rase, sexuální orientaci apod.

Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?

Osobní data zpracováváme na základě plnění smlouvy, oprávněného zájmu, zákonné povinnosti nebo souhlasu.
Právním základem pro správu a zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy je základem zejména smlouva, případně objednávka.
Jakmile bude smlouva vzájemně splněna, musí škola uchovávat osobní údaje po dobu, kterou určují příslušné právní předpisy. Zde je právním důvodem zpracování splnění právní povinnosti.
Je-li mezi námi a vámi již existující vztah, na jehož základě jsme oprávněni vám zasílat marketingová sdělení, tak je právním základem pro zpracování vašich osobních údajů náš oprávněný zájem.

Jak dlouho bude škola údaje uchovávat?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po celou dobu, kdy budeme plnit naši vzájemnou smlouvu. Po skončení smluvního vztahu budeme vaše osobní údaje uchovávat tak dlouho, abychom splnili nezbytnou archivační povinnost podle právních předpisů, které archivaci předpokládají (těmito předpisy jsou např. zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o archivnictví a evidenci).
Osobní údaje, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu budou uchovávány nejdéle po dobu 5 let. Začátek běhu této lhůty začíná dnem, kdy skončil právní vztah mezi námi (skončení smlouvy, splnění objednávky, dokončení studia, atd.).

Způsob uchovávání osobních údajů

Spravované a zpracovávané osobní údaje uchováváme v maximálně možné míře v elektronické podobě uložené na serveru s omezeným přístupem. K těmto osobním údajům mají přístup pouze jednatelé a pověření pracovníci našich společností.
Osobní údaje uchovávané v listinné podobě jsou uloženy v sídle společnosti, přístup k nim je omezen jak personálně na jednatele a pověřené pracovníky našich společností, tak fyzicky v uzamykatelných prostorách a uzamykatelných skříních.

Jaká jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů?

Máte právo na:
a) přístup k osobním údajům – na základě vaší žádosti vám musíme sdělit, zda zpracováváme, nebo nezpracováváme vaše osobní údaje. V případě, že je zpracováváme, pak máte právo na to, abychom vám sdělili:

1. za jakým účelem vaše údaje zpracováváme,
2. v jakém rozsahu jsou tyto údaje zpracovávány,
3. jak dlouho budou uchovávány,
4. komu budou zpřístupněny,
5. zda můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

b) přesnost – pokud se domníváte, že zpracováváme vaše nesprávné (nepřesné) osobní údaje, pak máte právo na jejich opravu. V případě, že takovou nepřesnost ve svých osobních údajích zjistíte, dejte nám to na vědomí na e-mailové adrese: info@ilcbrno.cz a my bez zbytečného odkladu provedeme nápravu.
c) výmaz – Vaše osobní údaje vymažeme pokud:

1. je už nepotřebujeme,

nebo

2. odpadnou všechny právní důvody takového zpracování,

nebo

3. vznesete námitky proti zpracování a nejsou dány převažující oprávněné důvody pro pokračování ve zpracování,

nebo

4. nám takovou povinnost ukládá právní předpis.

d) vznést námitku – máte právo vznést námitku proti přímému marketingu na základě našeho oprávněného zájmu. Zpracování vašich osobních údajů pro potřeby přímého marketingu na základě oprávněného zájmu bude okamžitě ukončeno.
e) na omezení zpracování – vaše osobní údaje budeme uchovávat v režimu omezeného zpracování, a to po dobu, dokud nevyřešíme nesrovnalosti ohledně zpracování Vašich osobních údajů.
Pro uplatnění vašich práv nás prosím kontaktujte na e-mailové adrese info@ilcbrno.cz.
 

Komu dále předáváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje mohou být předávány tomuto okruhu osob: externí lektoři, poskytovatelé právních, daňových a účetních služeb, poskytovatelé technických řešení (zejména provozovatelé cloudových služeb, informačního systému a webhostingu). Našim zpracovatelům jsou vaše osobní údaje předávány vždy na základě zpracovatelské smlouvy a v souladu s minimálním požadovaným standardem ochrany osobních údajů, které GDPR požaduje.
 

Předávání dat mimo EU

Data zpracováváme výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.
 

Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci, spolupracovníci a zpracovatelé, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.
 

Kam se můžete obrátit máte-li dojem, že Vaše osobní údaje nejsou zpracovávány v souladu s právními předpisy?

Pokud se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s příslušnými právními předpisy, sdělte nám prosím tuto skutečnost na e-mailové adrese info@ilcbrno.cz. Pevně věříme, že společně problém vyřešíme.
A pokud ne, můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Podrobnosti naleznete zde - https://www.uoou.cz/.

Co dalšího byste měli vědět?

V případě poskytování služeb osobám mladších 16 let škola zpracovává osobní údaje dětí pouze se souhlasem jejich zákonného zástupce, v rozsahu nezbytném pro plnění smluvního vztahu a na základě oprávněného zájmu.

Prohlášení jednatelů a pověřených pracovníků společností ILC Brno s.r.o. a ILC Brno Plus s.r.o.

Jednatelé, zaměstnanci a případně další pověření pracovníci našich společností považují výše uvedené principy nejen za závazné, ale vzhledem k obsahu naší vzájemné spolupráce za vámi oprávněně a přirozeně očekávatelné. I z tohoto důvodu pokládáme tyto principy za minimum, které bude v denní praxi přirozeně a očekávatelně překonáváno.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od: 25. 5. 2018.